TỔ CHỨC LỄ HỘI BIỂN TIỆC BÃI BIỂN BEACH PARTY

TẦM QUAN TRỌNG

Nếu các bạn đã quá nhàm chán với những bữa tiệc trong nhà hàng, với sự trang trọng trong cách ăn mặc, từ tốn trong cảm xúc khi không gian quá nhỏ hẹp, các hoạt động không được phong phú, kìm hãm “sự quẩy” trong con người bạn thì Beach party sẽ là phương án giúp các bạn giải phóng năng lượng đó.

Beach party – tiệc bãi biển là cách gọi chỉ việc tổ chức bữa tiệc lấy bãi biển làm nơi diễn ra sự kiện. Có thể thấy, tiệc bãi biển là một không gian rộng lớn với sự đông đảo của mọi người. Vì thế, đảm bảo được sự thành công trong tổ chức, xây dựng được chương trình sôi động, hoành tráng, lời khuyên chân thành là tìm đến công ty chuyên tổ chức sự kiện.

ẤN TƯỢNG – SÔI ĐỘNG – HOÀNH TRÁNG – ĐẬM CHẤT BÃI BIỂN, là những yêu cầu cần đạt của buổi Beach party, cùng xem các công ty chuyên tổ chức sự kiện họ làm thế nào để đạt được điều trên nhé!

Hình ảnh sự kiện beach party

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

Trước hết là xây dựng kế hoạch. Kế hoạch mang tính khởi đầu và ảnh hưởng đến các quá trình sau đó. Tổ chức tiệc bãi biển, khách hàng cần thấy được những nội dug sau trong kế hoạch:

  • Thông tin của khách hàng
  • Yêu cầu, mục đích, ý nghĩa của bữa tiệc
  • Thời gian, địa điểm, quy mô của bữa tiệc
  • Lịch trình
  • Đối tượng tham dự và số lượng tham dự
  • Truyền thông lan tỏa sự kiện bữa tiệc
  • Chi phí cần chi
  • Kế hoạch dự trù

YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH

Nói khái quát nhất, yếu tố thành công cho bữa tiệc bãi biển chính là mọi thứ đều thể hiện đặc trưng của biển: lựa chọn bãi biển đẹp, sạch, mát mẻ, thời gian phù hợp, trang trí hình ảnh, sử dụng âm thanh sôi động, các hoạt động biểu diễn/ trò chơi vận động phù hợp với không gian bãi biển và tạo được hưởng ứng của tất cả mọi người tham gia. Để đạt được tất cả điều trên, nhân tố quan trọng nhất chính là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, đội ngũ nhân sự phong phú và sáng tạo.

Hình ảnh tổ chức sự kiện beach party

CÁCH THỨC TỔ CHỨC

Về nguyên tắc, cách thức tổ chức phải bám sát kế hoạch tổ chức. Có thể khái quát cách thức thành các việc làm sau:

  • Xây dựng ý tưởng, chủ đề cho bữa tiệc (trang trí, hình ảnh, âm thanh, màu sắc,…).
  • Xây dựng kịch bản chi tiết chương trình: MC, các tiết mục biểu diễn, hoạt động vui chơi,…
  • Hoàn thiện chương trình kế hoạch, kí kết hợp đồng với khách hàng
  • Liên hệ địa điểm, cá nhân, bộ phận có liên quan, phân công cụ thể các bộ phận.
  • Theo dõi, giám sát, điều phối các hoạt động.
  • Xây dựng các phương án tổ chức, trò chơi thay thế khi cần thiết.

Hình ảnh tổ chức sự kiện tiệc bãi biển

TƯ VẤN VÀ GIẢI PHÁP

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện là đơn vị tổ chức, khách hàng sẽ được tư vấn và đề xuất nhiều giải pháp thiết thực, sáng tạo, vừa đảm bảo được yêu cầu khách hàng vừa tối ưu được chi phí cần thiết.

  • Tư vấn về chủ đề, ý tưởng, cách thức tổ chức.
  • Tư vấn về thiết kế, sử dụng các hạng mục phục vụ chương trình: trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…
  • Cung ứng giải pháp truyền thông, PR tối ưu
  • Cung ứng đội ngũ người nổi tiếng, PG, PB,…

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Khi đạt được sự thống nhất trong kế hoạch, đơn vị tổ chức sự kiện cần đảm bảo quy trình tổ chức sau:

  • Làm việc với khách hàng

+ Tiếp nhận thông tin từ khách hàng

+ Phân tích các yêu cầu về nội dung, mục đích, mong muốn từ khách hàng

  • Xây dựng kế hoạch

+ Lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch sơ bộ, báo giá khách hàng

+ Trao đổi, thỏa thuận với khách hàng, tiến tới kí kết hợp đồng

Hình ảnh tổ chức sự kiện beach party bãi biển

  • Công tác chuẩn bị

+ Liên hệ các địa điểm (nơi tổ chức, thời gian), cá nhân (MC, DJ, PG, PB), các bộ phận (âm thanh, ánh sáng, trang trí,…)

+ Tiến hành chuẩn bị các vật dụng cần thiết phục vụ cho đêm nhạc

  • Chạy chương trình

+ Kiểm tra mọi thứ liên quan (dựa theo kế hoạch)

+ Chạy thử chương trình

  • Quản lý, điều phối

+ Quản lý, điều phối tất cả các hoạt động diễn ra trong suốt chương trình

+ Có sự điều chỉnh, thay thế các tiết mục, nhân sự (khi cần thiết, đảm bảo có sự đồng tình từ khách hàng)

  • Kết thúc chương trình

+ Thanh lí hợp đồng, lấy ý kiến khách hàng

  • Trong suốt quá trình diễn ra đại tiệc âm nhạc, cần thực hiện các hoạt động truyền thông kịp thời, hiệu quả.

Liên hệ ngay 7Entertainment để được tư vấn và hỗ trợ. 7Entertainment, giải pháp tối ưu cho tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

CÔNG TY CP TM DV QC NGHỆ THUẬT SỰ KIỆN 7 ENTERTAINMENT
🏢 Lầu 7 – Toà nhà AB – 76A Lê Lai – Phường Bến Thành – Quận 1 – TP.HCM
7entertainment.vn@gmail.com
 0935 7777 27📞 028 66 82 77 00
🌐 www.7entertainment.vn

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *