TỔ CHỨC V.I.P PARTY

TẦM QUAN TRỌNG

Một đại tiệc đẳng cấp, sang trọng đúng chất dành cho những vị khách đặc biệt, đẳng cấp chính là sự thành công của VIP Party. Đúng với tên gọi của nó, tất cả đều phải VIP từ khách tham dự đến sự bày trí, tổ chức,…phải tôn lên được vẻ đẳng cấp, thượng lưu.

VIP party mang ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp, công ty. Sự thành công sẽ mang lại ý nghĩa tích cực trước các đại diện là các công ty, doanh nghiệp lớn, không chỉ thể hiện đẳng cấp của công ty, doanh nghiệp mình mà còn khẳng định được vị thế, tầm cỡ trong mắt đối tác.

Với ý nghĩa và tầm quan trọng của VIP party, việc tổ chức không hề đơn giản, đòi hỏi phải tỉ mỉ, cẩn thận, độ chuyên nghiệp và kinh nghiệm rất nhiều, nên ngay cả công ty chuyên tổ chức sự kiện cũng không phải công ty nào có thể đảm trách. Để hiểu rõ hơn quy trình, cách thức cũng như tổ chức như thế nào, mọi người cùng 7 Entertainment tìm hiểu nhé.

Hình ảnh tổ chức VIP party

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

Đây là nội dung quan trọng, không thể thiếu trước khi bắt tay vào tổ chức VIP party. Kế hoạch cần phải rõ ràng, đầy đủ, mang tính khả thi, đặc biệt là phải đạt được yêu cầu về độ đẳng cấp của VIP party và tối ưu ngân sách một cách tốt nhất. Kế hoạch cần đạt được những nội dung:

  • Thông tin của khách hàng cần tổ chức
  • Xác định yêu cầu, mục đích, ý nghĩa của bữa tiệc từ khách hàng
  • Thời gian, điểm địa, quy mô sự kiện
  • Lịch trình sự kiện
  • Khách mời là ai và số lượng khách mời
  • Chiến dịch truyền thông sự kiện
  • Ngân sách sự kiện
  • Kế hoạch và các phương án dự trù

Hình ảnh tổ chức VIP party

YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH

Để đạt được sự thành công của một VIP party đòi hỏi các khâu tổ chức của các bộ phận phải tuân thủ tốt kế hoạch đề ra từ: lên ý tưởng, tổ chức, trang trí, lựa chọn các hoạt động, tiết mục, tiếp đón, phục vụ, chọn thời gian, địa điểm,… đến việc thực hiện nghiêm túc điều động từ ban chỉ đạo sự kiện, các cá nhân chịu trách nhiệm chính từng bộ phận. Nhìn chung, tất cả các khâu phải nổi bật lên được độ chuyên nghiệp và đẳng cấp.

CÁCH THỨC TỔ CHỨC

Dựa vào kế hoạch tổ chức VIP party, đơn vị tổ chức sự kiện đề ra cách thức tổ chức phù hợp. Có thể khái quát thành các bước sau:

  • Xây dựng ý tưởng, chủ đề (dựa vào yêu cầu, mục đích từ khách hàng, tư vấn, đề xuất, trao đổi với khách hàng).
  • Xây dựng kịch bản chi tiết về chương trình: MC, âm thanh, ánh sáng, các hoạt động diễn ra, truyền thông, báo chí,…
  • Hoàn thiện kế hoạch chương trình (lịch trình, ngân sách,…), trao đổi, thỏa thuận, kí kết hợp đồng.
  • Liên hệ địa điểm, đơn vị, bộ phận có liên quan, phân công nhiệm vụ cá nhân, bộ phận theo kế hoạch (PG, MC, ca sĩ, diễn viên, quay phim, chụp ảnh,…)
  • Theo dõi, giám sát các hoạt động
  • Xây dựng dự trù các phương án rủi ro
  • Đo lường hiệu quả sau khi kết thúc sự kiện

Hình ảnh tổ chức VIP party

TƯ VẤN VÀ GIẢI PHÁP

  • Tư vấn, thiết kế, sản xuất, cung ứng tất cả các hạng mục phục vụ cho sự kiện: sân khấu, hình ảnh, âm thanh, ánh sáng, thư mời,…
  • Tư vấn, cung ứng giải pháp truyền thông, báo chí, PR,…
  • Cung ứng PG, PB, MC, diễn viên, ca sĩ,….

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  • Tiếp nhận thông tin khách hàng
  • Phân tích các yêu cầu về nội dung, mục đích, ý nghĩa
  • Xây dựng kế hoạch sơ bộ, báo giá khách hàng
  • Thỏa thuận, trao đổi về hợp đồng và kí kết
  • Chuẩn bị các nội dung liên quan (cơ sở vật chất, nhân sự,…)
  • Chạy demo chương trình
  • Chỉ đạo, quản lí các hoạt động trong suốt sự kiện diễn ra
  • Kết thúc chương trình
  • Thanh lí hợp đồng và lấy ý kiến khách hàng

Hình ảnh tổ chức VIP party

Thành công của VIP party sẽ mang đến hình ảnh và vị thế tích cực đối với các công ty, doanh nghiệp trước đối tác, ngược lại tổ chức VIP party không trọn vẹn sẽ làm giảm giá trị thương hiệu và uy tín của đơn vị mình. Vì thế, hãy lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện VIP party chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và uy tín vì đây là thành công bước đầu.

Liên hệ ngay với 7Entertainment để có ngay sự tư vấn và giải pháp hiệu quả, tối ưu cho sự kiện VIP party.

CÔNG TY CP TM DV QC NGHỆ THUẬT SỰ KIỆN 7 ENTERTAINMENT 

CÔNG TY CP TM DV QC NGHỆ THUẬT SỰ KIỆN 7 ENTERTAINMENT
🏢 Lầu 7 – Toà nhà AB – 76A Lê Lai – Phường Bến Thành – Quận 1 – TP.HCM
7entertainment.vn@gmail.com
 0935 7777 27📞 028 66 82 77 00
🌐 www.7entertainment.vn

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *